Gestionnaire de bureau (secrétaire bilingue)

Type d’offre : emploi

Lieu : Addis-Abeba (Éthiopie)

Grade : G5/G6/G7

Date limite : 8 AOÛT 2023

LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE ENVOYÉES À : [email protected]

Sous la direction et la supervision directe du Représentant permanent du Président de la Commission de la CEDEAO à Addis-Abeba (Éthiopie), le chef de bureau devrait jouer un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du bureau. De l’accueil des visiteurs à la réception des appels, la fixation des rendez-vous, l’organisation de l’emploi du temps de son supérieur, la rédaction des correspondances et le remplissage des documents. Il / elle doit être assez accessible et réactif face aux demandes concurrentes des parties internes et externes.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Gestion de l’agenda du Superviseur : Gérer l’agenda et l’agenda du Superviseur. Organiser et gérer les rendez-vous, recevoir et accueillir les visiteurs, faire des appels téléphoniques, vérifier les appels entrants pour s’assurer de leur importance et de la possibilité de répondre ou de transférer au superviseur.
• Gestion administrative : Organiser les réunions ; recevoir, rédiger, dactylographier et faire le suivi des courriers administratifs. Réserver des salles de réunion, demander et fournir des fournitures au bureau.
• Gestion du courrier et des documents : Créer un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants ; assurer l’archivage électronique et le classement électronique des documents à l’aide du logiciel ECM pour une récupération facile. Gérer les documents (entrants et sortants, classement des courriers) et assurer le suivi des documents soumis pour signature ou approbation.
• Compétences informatiques : Connaissance de Ms Office, ECM et autres logiciels Ecolink lorsque cela est possible. Démontrer des compétences en traitement de texte en anglais, français et/ou portugais.
• Assiste les collègues dans les tâches administratives.
• Contribue à l’effort d’équipe en obtenant des résultats connexes au besoin.
• Effectuer d’autres tâches pouvant être assignées par le superviseur.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

• HND ou équivalent en secrétariat ou en administration des affaires dans un domaine connexe d’une université reconnue.
• Six (6) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services de secrétariat administratif, y compris des tâches telles que la tenue des dossiers du personnel et des finances, la planification et/ou la mise en œuvre de la coopération technique.
• Compréhension des politiques, procédures et processus liés à l’administration, et capacité à recommander des logiciels et des systèmes d’administration de bureau appropriés à utiliser.
• Compétence technique dans les systèmes de classement ECM pertinents et les procédures, directives et processus liés à la correspondance pour la préparation et l’utilisation de documents administratifs et de modèles.
• Démontrer une connaissance des activités comptables basées sur les transactions telles que la budgétisation, le traitement des réclamations des fournisseurs, le rapprochement et les rapports financiers.
• Connaissance et aptitude à identifier les écarts de données comptables et les problèmes opérationnels.
• Démontrer un bon jugement et la capacité de prendre des décisions raisonnables avec peu de supervision.

LIMITE D’ÂGE

Avoir moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS DE LA CEDEAO

• Capacité à fournir des suggestions basées sur ses propres observations qui amélioreront la façon dont le travail est accompli et à diriger en toute confiance leur mise en œuvre, comme demandé.
• Expérience démontrée de travail efficace en tant que membre d’une équipe, encadrant des équipes et dirigeant occasionnellement des discussions et/ou remplaçant d’autres rôles de premier plan, au besoin.
• Capacité à soutenir l’équipe en se tenant au courant des initiatives, des événements et des besoins de l’équipe, en aidant les chefs d’équipe au besoin.
• Capacité à travailler sous pression et à être fiable pour les résultats.
• Capacité à assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses performances et à s’engager dans des activités d’auto-évaluation régulièrement et de manière indépendante.
• Capacité à développer et à maintenir les compétences et l’expertise requises pour jouer efficacement le rôle.
• Aptitude à écrire, lire et éditer des documents en anglais, français et/ou portugais ; compétences supérieures en dactylographie/clavier dans toutes les langues requises et maîtrise de tous les logiciels de la suite Microsoft Office (par exemple, Excel, traitement de texte, PowerPoint).
• Excellentes compétences en matière de constitution d’équipe avec une capacité démontrée de leadership de groupe pour encadrer, former, assigner et vérifier les affectations de travail semi-complexes des subordonnés.
• Excellente éthique de travail, positivité, motivation, flexibilité et compétences en résolution de problèmes pour effectuer les tâches associées au poste.
• Capacité à prendre des initiatives pour résoudre des problèmes semi-routiniers et faire des recommandations pour améliorer la qualité/quantité des services aux clients.
• Désir ardent d’aider les autres dans une variété de circonstances pertinentes à son propre domaine de travail et de se référer à la personne appropriée pour une assistance supplémentaire au besoin.
• Capacité à travailler en équipe pour articuler les besoins des clients.
• Capacité à gérer efficacement son propre temps et à respecter les normes de service et les objectifs liés aux responsabilités assignées.
• comprend comment accéder aux ressources ou services internes pour améliorer la sensibilisation culturelle et cherche activement à améliorer les compétences multiculturelles lors de l’interaction avec d’autres personnes d’origines culturelles et linguistiques diverses, en particulier en Afrique de l’Ouest.
• Capacité à écouter attentivement les idées, les demandes et les préoccupations des gens et à comprendre, intérioriser et développer les compétences de gestion de la diversité conformément aux règles/politiques de la CEDEAO.
• Capacité et responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
• Capacité à reconnaître les idées préconçues et les vues stéréotypées de certains groupes et individus et à adopter avec succès des comportements inclusifs et culturellement appropriés.
• Compréhension de base des mandats des organisations de la CEDEAO et de ses fonctions, en particulier celles de sa propre institution/agence.
• connaissance des procédures et pratiques de routine de la CEDEAO en ce qui concerne les responsabilités assignées et les outils de travail.
• Aptitude à appliquer les normes de la CEDEAO pour les e-mails et autres tâches de routine et à tenir des registres et des informations relatives au travail assigné conformément aux règles et réglementations.
• Capacité à appliquer les procédures de la CEDEAO pertinentes aux tâches et à démontrer une compréhension suffisante des systèmes, processus, règles et/ou normes associés pour expliquer leur nécessité et identifier les erreurs et les conséquences.
• Compétences en calcul avec la capacité de collecter, rassembler, classer et résumer des données en suivant des instructions claires et simples.
• Capacité à innover avec les procédures établies en vue d’améliorer les performances et/ou les résultats.
• Aptitude à détecter et à corriger les erreurs et à conserver des enregistrements précis d’indicateurs/d’informations simples.
• Capacité de rassembler et d’organiser des informations et des données d’une manière simple et compréhensible.
• Capacité à fournir des informations exactes et complètes au superviseur/collègues/clients sur demande, en faisant preuve de jugement, de tact et de diplomatie.
• Capacité à utiliser des ordinateurs avec des compétences avancées en traitement de texte, y compris une connaissance pratique des tableurs, des bases de données, de l’inter/intranet, du courrier électronique et des médias sociaux.
• Capacité à lire/écouter et comprendre les instructions de routine et à les exécuter avec une supervision limitée.
• Capacité à produire des documents écrits clairs, concis, logiques et grammaticalement corrects dans au moins deux des trois langues officielles de la CEDEAO et à avoir une maîtrise égale de la langue verbale.
• Capacité à aborder les problèmes avec les autres de manière franche, polie, opportune et directe.
• Maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).
• Maîtrise des expressions orales et écrites dans l’une des langues officielles de la CEDEAO de la Communauté (anglais, français et portugais). La connaissance d’un autre sera un atout supplémentaire.
• Capacité d’organiser les tâches de travail routinières, d’identifier des solutions pour répondre aux priorités conflictuelles ou à l’incertitude dans l’exécution de tâches nouvelles ou changeantes.
• Capacité à développer des objectifs de travail et à identifier les étapes nécessaires pour atteindre ces objectifs.
• Capacité à comprendre et à contribuer aux objectifs de l’équipe ou de l’unité de travail selon les directives du superviseur.
• Capacité à travailler selon des pratiques de bureau bien établies et à équilibrer plusieurs tâches dans les délais fixés.

Méthode d’évaluation : L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice écrit et un entretien basé sur les compétences.

Avis spécial : Ce poste fait l’objet d’un recrutement local conformément à l’article 9.3 du Règlement du personnel du Statut du personnel de la CEDEAO (révisé en 2021). Tout le personnel des services généraux et des catégories apparentées est recruté parmi les citoyens de la CEDEAO qui résident dans l’État membre où le poste a été annoncé. L’agent faisant l’objet d’un recrutement local ne peut bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.