La Banque africaine de développement (BAD) recrute Assistant(e) d’équipe
LE POSTE :
Le poste d’Assistant(e) de département, qui relève des services d’appui général, apporte un soutien administratif au bon fonctionnement du département et permet au directeur d’être libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.
Chaque département est unique dans ses fonctions, mais l’Assistant(e) de département travaille de manière plus ou moins uniforme, quel que soit le département, afin d’assurer un fonctionnement sans accrocs au sein du bureau de la direction concernée. En conséquence, le travail de l’Assistant(e) du département facilite et contribue au succès du Directeur dans l’accomplissement de son rôle pour la réalisation des High 5.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la direction générale et la supervision générale du Directeur, l’Assistant(e) de département effectuera les tâches suivantes :
a) GESTION DU FLUX DE TRAVAIL
- Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du département.
- Veiller à ce que les documents présentés au Directeur pour signature soient complets, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires.
- Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base des instructions et la finaliser pour la signature du Directeur.
- Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Directeur pour autorisation, approbation ou signature.
- Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence.
- Assurer le suivi et veiller au respect des dates et des échéances fixées à l’aide d’outils de suivi appropriés ainsi qu’au traitement en temps opportun des correspondances et des requêtes.
- Acheminer les correspondances pour permettre au Directeur d’y donner suite ou les envoyer directement à la division concernée, si nécessaire.
b) COMMUNICATION ET LIAISON
- Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les divisions concernées, le cas échéant.
- Filtrer les appels/visiteurs du Directeur, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Directeur ou le Chef de division concerné.
- Fournir des informations de référence au Directeur pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel.
- Relayer l’information entre le Directeur, les Chefs de division et les autres membres du personnel du département.
- Assurer le suivi des délais d’exécution des travaux avec les Chefs de division.
- Organiser les réunions hebdomadaires et ponctuelles pour le Directeur, selon les horaires et le programme du Directeur pour la semaine.
- Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions dont les départements/divisions concernés ont besoin ; rappeler les réunions programmées aux Chefs de division et aux autres membres du personnel.
c) TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION
- Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du département.
- Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités indiquant toutes les réunions auxquelles le Directeur et les autres membres du personnel doivent participer et comprenant également toutes les visites externes au département.
- Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participera le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés.
- Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le département.
d) ADMINISTRATION DU BUREAU
- Organiser les voyages du Directeur, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc.
- Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions.
- Effectuer d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) lorsque le besoin s’en fait sentir.
COMPÉTENCES (Qualifications, expérience et connaissances) :
- Être titulaire au moins d’une Licence ou d’une Maîtrise en gestion commerciale, commerce, administration ou une discipline connexe.
- Une formation en secrétariat ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage.
- Avoir un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires.
- Une expérience du travail dans le secteur privé sera un atout supplémentaire.
- Avoir une bonne connaissance de l’administration et des services d’appui administratif, notamment des systèmes et des procédures.
- Avoir de bonnes compétences en coordination — être méthodique et autoorganisé(e).
- Faire preuve d’un engagement manifeste à fournir un excellent service à la clientèle axé sur la réception et l’administration.
- Avoir de bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et d’organisation.
- Être capable de réfléchir rapidement pour répondre à des demandes immédiates.
- Faire preuve de souplesse pour s’adapter, adopter une attitude positive face au changement et se montrer constructif et créatif dans la résolution des problèmes.
- Maîtriser l’utilisation de l’équipement standard (ordinateur, télécopieur, scanner, photocopies, etc.).
- Avoir de solides compétences en matière de communication.
- Posséder des aptitudes en matière de résolution de problèmes.
- Avoir une bonne approche client.
- Savoir travailler en équipe.
- Faire preuve d’efficacité opérationnelle.
- Faire preuve d’innovation et de créativité.
- Avoir le souci du détail.
- Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, et avoir de préférence une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
- Le bilinguisme, la connaissance de l’arabe, du portugais, etc. constituent des atouts supplémentaires.
- Maîtriser l’utilisation des applications standard de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou autre système intégré de gestion documentaire).
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La Banque africaine de développement (BAD) recrute Coordonnateur(trice) principal(e) de l’intégration régionale
LE POSTE :
Le poste de Coordonnateur(trice) principal(e) de l’intégration régionale relève du Directeur du Bureau de coordination de l’intégration régionale. Le/la titulaire du poste assure le déploiement efficace et visionnaire de la stratégie Intégrer l’Afrique de la Banque, notamment en ce qui concerne i) la mobilisation en vue d’un engagement plus large, ii) l’établissement de partenariats de confiance, iii) le renforcement des capacités, iv) l’élargissement de l’offre de connaissances, et v) l’accélération des projets régionaux.
Le/la titulaire du poste sera appelé(e) à fournir des services consultatifs spécialisés en matière d’intégration régionale au Bureau de développement et de prestation de services pour l’Afrique de l’Ouest (RDGW), qui relève directement du Directeur général et le Directeur général adjoint. Au nombre des principales responsabilités incombant au/à la titulaire figurent la conception de documents de stratégie d’intégration régionale, la prise en compte des questions d’intégration régionale dans les documents de programme de la Banque (documents de stratégie pays, notes de diagnostic pays, etc.), le suivi du portefeuille de la priorité « Intégrer l’Afrique », la mobilisation de ressources concessionnelles et la prise en compte des aspects liés à la facilitation des échanges et à l’intégration régionale dans les projets d’infrastructure à grande échelle.
Le/la titulaire du poste joue le rôle de point focal et fournit un soutien technique en ce qui concerne les opérations régionales et transfrontalières dans les domaines du transport et de la facilitation des échanges, du commerce des services, de l’investissement transfrontalier, des politiques commerciales, de l’attraction des investissements, du développement des chaînes de valeur, du développement du secteur privé, des infrastructures régionales, etc.
Le/la titulaire du poste travaillera également en étroite collaboration avec les départements sectoriels (transport, énergie, eau et agriculture) et les chargés de programme régionaux, afin de constituer une réserve solide et pluriannuelle d’opérations régionales transformatrices et de biens publics régionaux.
De plus, le/la titulaire du poste sera appelé(e) à développer et à gérer des partenariats stratégiques avec les principales communautés économiques régionales (CER) d’Afrique de l’Ouest, en particulier la Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO). Enfin, le/la titulaire(e) devra apporter son soutien au front office du Directeur, notamment en ce qui concerne le contrôle de la qualité des documents et le respect des règles de passation des marchés et des règles fiduciaires pour l’ensemble des activités du Département.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la direction et la supervision générales du Directeur, Bureau de coordination de l’intégration régional, le/la Coordinateur(trice) principal(e) de l’intégration régionale assumera les fonctions et les responsabilités suivantes :
- Contributions techniques aux documents stratégiques : Assurer la prise en compte des questions d’intégration régionale dans les documents programmatiques de la Banque (documents de stratégie par pays, notes de diagnostic pays, revues à mi-parcours) et diriger l’élaboration des documents de stratégie d’intégration régionale pour la région de l’Afrique de l’Ouest.
- Conception et mise en œuvre de projets : Fournir un soutien technique et opérationnel à la conception, au financement et à la mise en œuvre de projets phares d’infrastructures régionales et de biens publics, en veillant à la prise en compte de l’aspect intégration régionale dans lesdits projets.
- Appui en matière de politiques et de conseils : Fournir des conseils stratégiques, techniques et opérationnels spécialisés à la région de l’Afrique de l’Ouest sur des questions liées à la mobilisation des ressources, à la gestion du portefeuille, au dialogue de haut niveau sur les politiques et à l’intégration régionale dans le cadre de la priorité « Intégrer l’Afrique ». Fournir une expertise sectorielle pointue en matière d’intégration régionale et assurer la qualité à l’entrée, la synchronisation et la coordination afin de garantir la complémentarité entre les investissements dans les infrastructures matérielles et immatérielles de la Banque.
- Gestion de portefeuille : Suivre et rendre compte de la performance du portefeuille d’intégration régionale de la Banque en Afrique du Nord et de l’Ouest, en assurant un suivi précis et en temps voulu des progrès et des résultats, et en établissant des rapports appropriés à l’intention de la haute Direction en vue d’une prise de décisions plus éclairée.
- Constitution de la réserve : Travailler de manière proactive en collaboration avec les départements sectoriels ‒ en particulier ceux chargés des transports, de l’énergie, de l’agriculture et de l’eau ‒ et les bureaux régionaux afin de constituer et de gérer une réserve solide et pluriannuelle d’opérations régionales transformatrices et de biens publics régionaux.
- Gestion des partenariats : Initier, établir, entretenir et consolider les partenariats et les alliances stratégiques existants sur les questions d’intégration au sein et en dehors de la Banque, notamment avec le secteur privé, les organisations continentales comme l’Union africaine, la Commission économique pour l’Afrique et les institutions et organisations internationales similaires, telles que l’Organisation mondiale du commerce, l’Organisation mondiale des douanes et les autres partenaires pertinents sur les questions relatives à la stratégie Intégrer l’Afrique et pour obtenir des ressources supplémentaires en faveur des projets régionaux.
- Solutions innovantes en matière de financement : Promouvoir et mettre en œuvre des modèles financiers novateurs pour les infrastructures régionales en Afrique de l’Ouest, en recourant davantage à la combinaison de capitaux publics et privés, à des financements concessionnels et non concessionnels, ainsi qu’à des instruments tels que les garanties.
- Représentation et services de plaidoyer : Représenter la Banque aux forums régionaux et mondiaux et discuter avec les hauts responsables gouvernementaux et les principales parties prenantes pour soutenir et plaider en faveur des initiatives de la Banque en matière d’intégration de l’Afrique. Diriger et soutenir un dialogue sur les politiques plus approfondi avec les principaux partenaires de la région (BMD, autres banques de développement, bailleurs de fonds bilatéraux, etc.) afin d’accélérer l’application des accords relatifs aux zones de libre-échange continentales en Afrique, la circulation sans visa, la mise en place d’infrastructures financières, le renforcement des capacités de production et l’intégration macroéconomique, etc.
- Contrôle de la qualité et de la conformité : Apporter son soutien au front office du Directeur en ce qui concerne le contrôle de la qualité des documents et le respect des règles de passation des marchés et des règles fiduciaires pour l’ensemble des activités du Département.
CRITÈRES DE SÉLECTION (qualifications, expérience et connaissances) :
- Être titulaire au moins d’un Master ou d’un diplôme équivalent en économie, relations internationales/commerce, droit, finance, sciences sociales ou tout autre domaine connexe lié au développement international.
- Justifier d’une expérience pertinente d’au moins six ans à des postes de responsabilité de plus en plus techniques. Une expérience de l’intégration régionale, du dialogue sur les politiques régionales, du financement des infrastructures et de la gestion de projets est particulièrement souhaitable.
- Avoir des compétences avérées en matière de leadership, de travail en équipe et de communication, et la capacité à gérer des équipes très diverses.
- Avoir une solide compréhension des structures d’intégration régionale et des cadres de coopération régionale en Afrique, en particulier en Afrique de l’Ouest.
- Faire preuve d’une forte capacité à analyser les actions du point de vue des parties prenantes, y compris les pays membres régionaux, les communautés économiques régionales, les partenaires de développement et le secteur privé, et à traduire la réflexion stratégique en plans d’action convaincants.
- Faire montre d’excellentes capacités à prendre des risques prudents et à prendre des décisions efficaces, opportunes et bien déterminées.
- Maîtriser les applications logicielles courantes de la Banque (SAP, Microsoft Office, suites de collaboration).
- Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, et avoir de préférence une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
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La Banque africaine de développement (BAD) recrute Assistant(e) informatique ‒ gestion des stocks et de la logistique
LE POSTE :
Relevant du Chargé de la logistique et de la gestion des stocks sur le plan fonctionnel et du Chef de division en bout de chaîne, au sein de TCGS.3, l’Assistant(e) informatique en charge de la gestion des stocks et de la logistique aura pour mission d’aider à l’automatisation des processus de gestion des stocks et de la logistique pour la Banque, d’accélérer la livraison des biens de la Banque au siège, aux bureaux régionaux et aux bureaux pays, de rendre compte des performances des services de logistique et de gestion des stocks et de développer de nouvelles applications permettant d’améliorer la gestion de la logistique.
Le/la titulaire du poste devra faire preuve d’une écoute active et d’une capacité à proposer des solutions pratiques susceptibles de résoudre les problèmes logistiques. Il/elle devra également faire preuve d’un grand sens de l’analyse et être capable de collecter, d’organiser, d’analyser et de diffuser des quantités importantes d’informations avec le souci du détail et de l’exactitude.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision du Chef de division, le/la titulaire du poste s’acquittera des fonctions suivantes :
- Aider l’équipe à développer des flux de travail pour le contrôle des stocks et à améliorer les processus opérationnels relatifs à la gestion de la logistique. Émettre à partir du système informatique de contrôle des stocks les rapports requis par la Direction.
- Aider au développement des applications qui facilitent l’intégration des données provenant d’autres plates-formes de gestion des finances, des transports terrestres, de l’expédition, du dédouanement, de la logistique et des stocks.
- Aider à la gestion des importations et des exportations ainsi qu’à leur mise en entrepôt, conformément aux politiques de la Banque. Coordonner l’expédition d’articles de la Banque entre le Siège et les bureaux pays.
- Assurer un suivi rigoureux et l’établissement de rapports précis sur tous les biens soumis à TCGS.3 pour l’exportation, à partir du moment où ils sont remis à TCGS.3 jusqu’à leur réception par les bureaux régionaux/pays. Contrôler le déroulement des opérations d’expédition et de manutention et signaler les retards/problèmes éventuels.
- Préparer des rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels sur les stocks ainsi que des inventaires de stocks quotidiens (sur demande) afin de fournir à la Direction une visibilité sur les activités de logistique et de gestion des stocks.
- Aider à la création et à la mise à jour de bases de données et de tableaux de bord des performances.
- Assurer la mise en place des systèmes complets de comptabilité et d’établissement de rapports et veiller au bon fonctionnement des systèmes de contrôle interne et à la bonne tenue de tous les dossiers pertinents.
- S’assurer de l’existence de systèmes standard appropriés dans les entrepôts, y compris les systèmes de suivi des colis, pour garantir un suivi en temps réel des produits expédiés grâce aux numéros AWB et aux codes de traçage.
- Évaluer la disponibilité de l’espace et préparer des plans de stockage et de rangement avant l’élaboration des programmes et des plans d’urgence pour s’assurer que les immobilisations et les biens en transit de la Banque sont correctement stockés et protégés.
- Travailler avec l’équipe chargée des assurances à la Banque afin de souscrire une assurance supplémentaire pour les actifs sensibles/de grande valeur qui ne sont pas entièrement assurés par l’expéditeur.
- Prêter assistance aux équipes de la Banque en ce qui concerne le dédouanement en temps voulu et la réception de toutes les livraisons.
- Assurer le suivi de la quantité et de la qualité des articles stockés.
- Mener des contrôles physiques aléatoires réguliers des articles stockés et de l’inventaire.
- Préparer des plans de chargement et s’assurer que les bordereaux d’expédition standard sont dûment remplis.
- Programmer et assister aux réunions avec les départements utilisateurs pour discuter des questions de procédure et prendre note lors des réunions avec les parties prenantes internes et externes.
- Coordonner les activités liées à l’expédition des effets personnels entre le Siège ou les bureaux extérieurs et différentes destinations.
- Assurer la coordination avec les chargeurs, les transporteurs, les agents de douane, les autorités de fret portuaires et aéroportuaires pour une bonne exécution des livraisons de la Banque.
- Aider le chargé de la logistique à contrôler l’exécution des contrats et les tendances en matière de dépenses liées à la logistique.
- Réaliser des études de marché pour se tenir au courant des tendances du secteur. Identifier les possibilités qui s’offrent pour tirer parti de la technologie SMART et de l’intelligence artificielle (IA) afin d’optimiser les services de gestion de la logistique et des stocks de la Banque ‒ y compris l’utilisation d’applications de calcul des coûts en temps réel pour déterminer les coûts d’expédition et de manutention.
- Aider à la mise en place de systèmes de contrôle afin de garantir le respect des politiques et procédures relatives à la gestion de la logistique et des stocks.
- Suivre les indicateurs clés de performance (KPI) liés à la gestion de la logistique et des stocks et établir des rapports à ce sujet.
- Fournir un appui aux autres assistants chargés du transport, de la logistique et de la gestion des stocks.
- Effectuer d’autres tâches connexes qui lui seraient confiées par la Direction.
CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :
- Être titulaire d’au moins une licence dans les domaines suivants : Administration des affaires, gestion de la chaîne d’approvisionnement, logistique, ingénierie ou toute autre discipline connexe.
- Justifier d’un minimum de six (6) années d’expérience dans les domaines suivants : gestion des services du transport et de la logistique, services de courrier, expédition et manutention, dédouanement, entreposage et gestion des stocks. Une expérience du secteur privé constituera un atout supplémentaire.
- Démontrer sa capacité à développer des systèmes de suivi et à gérer de grands ensembles de données pour les activités logistiques.
- Être capable de travailler de manière efficace dans un environnement matriciel à la fois en tant que chef d’équipe et membre d’équipe.
- Être un communicateur efficace, démontrer de bonnes compétences pour le travail en équipe, être motivé par l’obtention de résultats et avoir le sens du service aux clients.
- Avoir des compétences analytiques solides, faire preuve d’interdisciplinarité et être capable de travailler sous pression.
- Être capable d’entretenir de bonnes relations avec les parties prenantes internes et externes et de trouver des solutions tangibles face aux contraintes rencontrées.
- Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et l’oral) en anglais ou en français, avec une bonne connaissance de l’autre langue.
- Maîtriser l’utilisation de logiciels dédiés à la gestion de la logistique et des stocks et des logiciels courants de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et avoir une connaissance pratique des systèmes SAP.
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